Retomar los negocios después del revés del sismo
Sin duda alguna, ‘la sacudida’ que nos dio el terremoto del pasado 19 de septiembre (ahora en 2017), nos lleva a repensar y revisar procesos… a dividir la cabeza para imaginar tres carreteras: la familia, los empleados y los clientes, y cuando miramos, estas carreteras se cruzan y lo que funcionaría para una… puede aplicar a la otra.
Después de las primeras horas de lo sucedido en mi compañía, como en muchas otras, se activó el plan de contingencia, esto implica el arrancar con el ‘árbol de llamadas’ para inventariar a los nuestros, saber que todos están bien; después de un par de horas sabíamos prácticamente de todos. Sabíamos que estaban bien, aunque no con muchos detalles, estos llegarían después (como el estado físico de sus casas).
Una vez que supimos que de 300 empleados, cuatro casas tenían daños severos, los directores hicimos ‘team back remoto’ para poder determinar el grado de ayuda que podría darse a los empleados. Inspirados por la idea de ayudar a nuestra gente, pero también viendo que volver al business as usual era imperativo, surgieron ideas como: dar anticipos de nómina, anticipar aguinaldo y/o fondo de ahorro, cubrir alojamiento por un día o determinado de días para esos colaboradores.
Las llamadas de ‘team back del equipo de liderazgo’ se dieron todos los días hasta dos veces para monitorear acciones, informar a los empleados sobre el estado del edificio, cómo proceder, estado del estacionamiento, sus pertenencias, accesos a conectividad remota de los equipos, etc.
Sin embargo, a la par quisimos fabricar recomendaciones hacia sus clientes y familia, como las siguientes:
- Trabajar vía remota: Opción para realizar home office, renta de espacios dedicados a este fin o bien flexibilidad de horarios.
- Contactar a proveedores para confirmar su capacidad de operación y estar preparados para acudir a proveedores alternos.
- Identificar a profesionales especializados que puedan apoyar a los empleados que lo requieran.
- Implementar facilidades para que los padres de familia trabajen desde casa los días que sean necesarios hasta el regreso oficial a clases.
- Asesoría financiera personal y para casos de pérdidas materiales.
- Brindar pláticas a los líderes de negocio sobre manejo de crisis.
- Definir una brigada con base en competencias y habilidades y revisar los protocolos de acción constantemente.
- Apoyar días con goce de sueldo para casos en que el colaborador requiera revisar temas personales.
- Negociar convenios con proveedores para ayudar a los afectados (empresas constructoras, farmacéuticas, hoteles, arrendadores, asistencia legal).
- Reenviar la póliza de seguro de vida a los colaboradores .
- Apoyar a los afectados redistribuyendo su carga de trabajo entre los demás colaboradores temporalmente.
- Enviar listado de asociaciones y/o centros oficiales para donaciones.
- Posibilidad de establecer algunos esquemas de beneficios flexibles temporales.
- Apoyar el financiamiento de alojamiento temporal.
- Un fondo creado por los empleados para apoyar a los propios empleados.
- Adelanto de aguinaldo, fondo de ahorro y de nómina.
- Préstamos económicos en casos particulares.
- Actividades de team-building para reconectar y sintonizarse.
- Brindar apoyo emocional a empleados y familiares a través de profesionales.
- Además, como tips adicionales, proponemos: Kit de supervivencia en cada lugar para contingencias, zapato bajo en caso de mujeres, actividades antiestrés, radios para mantener comunicación.
Y cómo prepararnos ante una emergencia, tanto de personas como de la familia:
- Sugerencia de compra de reloj GPS (tipo: POMO, Q50, smartwatches) con dos números telefónicos integrados para niños de 7 años en adelante.
- Inspeccionar, como padre de familia, la seguridad en las instalaciones de la escuela de tus hijos e involucrarte en la calidad de los simulacros.
- Involucrar a la familia en temas de voluntariado.
- Contar con los celulares de los profesores de tus hijos o de alguna autoridad del colegio.
- Establecer en familia un punto de encuentro en caso de que las comunicaciones se vean afectadas.
- Hacer un directorio de contactos cercanos en papel o fuera del celular para tenerlo en caso de emergencia.
- Tener una tarjeta con teléfonos de emergencia.
- Contar con una extensión en casa de teléfono análogo que no dependa de la electricidad.
- Mapa geográfico de la ubicación de los domicilios particulares de los empleados para generar redes de comunicación y logística en caso de futuras emergencias.
- Tener una lista de contactos actualizados que permita a los supervisores o managers detonar el árbol de llamadas.
IMPORTANTE: Todos tus documentos importantes tenerlos en un solo lugar de fácil acceso. Kit de supervivencia en casa.
Publicado originalmente en Expansión (4 de octubre de 2017).
